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云项目管理软件可实现协作并降低成本，但并非没有缺陷。
真正的便携式办公室不仅是可能的，而且正迅速成为许多企业的规范。手持设备向着在任何地方工作的现实迈出了一大步，如今云计算消除了最后的障碍。借助托管在云中的项目管理软件，您可以随时随地获得所需的一切。
当然，每种技术都有其优点和缺点。在本文中，我们很好地了解了公司如何将其项目管理转移到云中，谁可以受益，以及对于这个崇高的软件解决方案仍然存在哪些陷阱。 （有关一些背景知识，请查看项目管理101。）
项目管理软件，认识云
项目管理软件可协调并自动执行许多繁琐的项目管理功能。这些软件程序大多数包括图形和甘特图生成，任务分配，时间表和里程碑。更高级的版本还可以调节资源，监视预算，跟踪费用并计算成本。
那么云呢？这种工作方法涉及使用程序并通过Internet连接存储数据。云软件由提供商托管在远程服务器上，而不是物理安装在公司的计算机上。 Microsoft OneDrive，Dropbox和您的Amazon Kindle数字图书馆就是云存储的示例。 （要了解有关云计算的整体优势的更多信息，请阅读《云入门指南：小型企业的意义》。）
云软件的好处
云软件具有许多优势。项目管理的主要好处之一是超级容易共享。由于该软件托管在云中，因此整个业务团队可以随时访问最新任务，日程安排和进度更新，这使云软件非常适合旅行和实时协作。
说到访问，云软件的另一个巨大优势是可移植性。互联网连接是随时随地通过任何设备（包括台式计算机，笔记本电脑，智能手机或平板电脑）访问该程序所需的全部功能。
还需要考虑成本和时间。传统安装的PM软件可能要花费数千美元，并且可能需要升级硬件。安装和升级不仅昂贵，而且还会减慢部署速度。另一方面，云软件不需要安装，只需登录和密码即可访问软件的最新版本。由于大多数云项目管理软件都是作为基于订阅的软件即服务（SaaS）出售的，因此按公司预算的定价结构也要容易得多。这意味着较低的每月付款，而不是前期的数百或数千。此外，大多数项目管理软件不需要长期的承诺。
简而言之，使用云解决了以下各种公司所面临的挑战，无论它们从事的是建筑，建筑还是电信行业：
没有错误，没有压力-在不破坏生活的情况下创建可改变生活的软件的分步指南
当没有人关心软件质量时，您就无法提高编程技能。
- 配送延迟，时区问题
借助云服务，每个人都可以从具有可靠Internet连接的任何地方从笔记本电脑，PC，智能手机或平板电脑访问公司数据。 - 项目合作
不用再麻烦了，员工可以在云上处理项目并提交更改，这些更改将在几分钟之内提供给团队的其他成员。这使不同的员工几乎可以实时工作，就像他们在同一个房间一样。 - 后备
通过将文档存储在云中，可以保护公司免受硬件和软件故障的影响。 - 无限的存储空间
云永远不会用完空间，几乎可以从任何地方访问它。这使公司可以存档文件，使团队成员将来甚至可以继续访问它们。
有什么风险？
总是有一个陷阱，对不对？尽管有其优势，但云项目管理软件确实有一些缺点。其中最主要的是安全性，这是任何在线交易的固有风险。 （在“云的阴暗面”中阅读有关安全风险的更多信息。）
自从云软件开始流行以来，公司一直将安全性作为首要考虑因素。毕竟，使用云意味着将公司的所有数据（可能包括商业秘密，敏感的客户数据和公司信息）存储在其他人的服务器上。这些服务器可能容易受到黑客，病毒甚至自然灾害或物理盗窃的攻击。
幸运的是，云软件供应商已经意识到了这些风险，并且大多数使用最佳安全性来保护其服务器和客户数据。毕竟，如果没有满意的客户，云提供商将无法开展业务。此外，随着时间的流逝，云安全性得到了改善，并且随着云提供商提出新的解决方案来保护其客户数据，这种趋势可能会持续下去。即便如此，公司在订阅任何云软件服务之前也应该找出适当的安全程序和协议。
停机是另一个潜在的问题。如果云提供商遇到技术问题，其客户将无法访问其数据。根据国际云计算弹性工作组的数据，云提供商的正常运行时间介于99.6％和99.9％之间，每年平均有7.5个小时的不可用时间。听起来不错，但是IWGCR表示，与关键任务系统所需的99.99％的可靠性相比，还有很长的路要走。许多大型云软件供应商（甚至是一些较小的云供应商）都有正常运行时间保证，因此公司应该寻找风险最小的供应商。当然，最关键的数据也应该在内部备份。
Cloud PM软件的工作位置
尽管大公司倾向于使用更传统的已安装PM软件，但缺乏百万美元IT预算的公司正在采用云版本。低初始成本，最少或根本不存在IT基础设施投资，按使用量付费的费率以及随时随地访问云软件的理想选择：
- 初创企业和企业家
- 中小型企业
- 拥有不同地理位置团队的虚拟公司
- 自由项目经理
当然，并非所有项目管理软件都是一样的。公司将需要找到具有满足其特定需求的功能的软件，并避免多余的风吹草动来提高订阅价格。
一点研究，一个出色的工具
对于许多公司而言，云项目管理软件可以是出色的工具。它可以节省项目管理的时间和金钱，并提供在云中工作的便利性和灵活性。作为一项较新的技术，云项目管理仍然有一些陷阱需要克服。但是，对于许多类型的企业而言，这项服务正变得越来越重要，这将推动在未来几年中完善此工具所需的创新和改进。